Naar de inhoud
NOVAITEC
Een leren notitieboek en een gesloten laptop naast elkaar op een houten bureau in avondlicht

Wat de verkoper na een bezoek opschrijft, staat vanzelf in de klantadministratie

Een bezoekverslag uit het verkoopsysteem staat binnen enkele seconden in het klantdossier van de administratie. Niemand zet het nog over.

Klant

Sensor Partners

Branche

Technische groothandel in meet- en sensortechniek

Plaats

Drunen

Onderdelen

  • 01Meten

  • 02Overzetten

  • 03Doorlopend koppelen

  • 04Beide kanten op

De situatie

De buitendienst legt bezoekverslagen vast in het verkoopsysteem. Het klantdossier in de administratie is waar de rest van de organisatie kijkt: binnendienst, service en financiën. Tussen die twee systemen zat een handeling die iemand moest doen, het verslag overzetten.

Dat kostte ongeveer tien minuten per verslag. De juiste organisatie en contactpersoon opzoeken, de tekst overnemen, datum en eigenaar zetten. Het werk is eenvoudig en het verdwijnt zodra het druk wordt. Het aantal bezoekverslagen liep op tot bijna 700 per jaar, terwijl het aantal dat het klantdossier bereikte terugliep tot enkele stuks.

Wie wilde weten wat er bij een klant besproken was, moest naar een systeem waar de helft van de organisatie niet dagelijks werkt. In het verkoopsysteem werken tien mensen actief, in het klantdossier van de administratie minstens eenentwintig.

Wat we bouwden

Eerst zijn de bestaande verslagen overgezet. Een verslag gaat alleen over als het met zekerheid bij de juiste relatie hoort, op basis van het KvK-nummer of het e-mailadres van de contactpersoon. Is de koppeling onduidelijk, dan gebeurt er niets. Een verslag bij de verkeerde klant doet meer kwaad dan een verslag dat ontbreekt.

Vooraf is gemeten wat er werkelijk stond. Een aanname over het aantal bestaande verslagen zat er ruim drie keer naast, omdat de eerste meting alleen liet zien wat de ingelogde gebruiker mocht zien. Zeven verslagen bleken al met de hand ingevoerd, onder een andere naam en twee weken later. Die zijn herkend en overgeslagen.

Daarna kwam de doorlopende koppeling. Sinds 9 september staat elk nieuw bezoekverslag binnen enkele seconden in het klantdossier. Sinds 22 september loopt de koppeling ook de andere kant op. Sinds 30 september reist het btw-nummer in beide richtingen mee.

Hoe het werkt

  1. 01

    Meten

    Eerst tellen wat er in beide systemen staat, inclusief wat al met de hand was overgezet.

  2. 02

    Overzetten

    Verslagen met een zekere match gaan over. Twijfelgevallen blijven liggen en worden voorgelegd.

  3. 03

    Doorlopend koppelen

    Een koppeling zet elk nieuw verslag binnen enkele seconden in het klantdossier.

  4. 04

    Beide kanten op

    Gegevens lopen sinds 22 september ook terug naar het verkoopsysteem. Het btw-nummer reist sinds 30 september in beide richtingen mee.

Wat het oplevert

90,4%

van de 1.617 verslagen die voor overzetting in aanmerking kwamen, staat in de administratie (stand 30 september 2026, 1.461 verslagen). Nieuwe verslagen lopen automatisch mee.

  • Wie wil weten wat er bij een klant besproken is, kijkt in het klantdossier waar de klant toch al staat, naast de facturen en de rest van de historie.
  • Niemand zet verslagen nog over. Er is geen moment meer waarop iemand het kan vergeten.
  • Met de hand overzetten zou volgens de businesscase 136 uur eenmalig en 73 uur per jaar kosten.

Verder lezen

Meer bij Sensor Partners

Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf doet?

We nemen binnen één werkdag contact op.

Plan een vrijblijvend gesprek