De offerteaanvraag is al beantwoord voordat iemand hem opent

Elke binnenkomende mail wordt eerst geclassificeerd: is dit een offerteaanvraag, een bestelling, een vraag voor een collega, of iets dat sowieso menselijke aandacht nodig heeft? Voor offerteaanvragen die binnen de afgesproken scope vallen, raadpleegt het systeem het ERP: bestaat het artikel, wat is de prijs, is de aanvrager een bekende relatie?

Daarna stelt het een nette Engelse offerte op, inclusief levertijd en de juiste valuta met een actuele dagkoers. De prijs komt altijd uit het ERP, nooit uit het geheugen van de AI. Het systeem herkent daarbij tientallen schrijfwijzen van dezelfde artikelcode, en haalt bij website-formuliermails de echte aanvrager uit de berichttekst.

De grootste valkuil van AI is niet dat hij fouten maakt, maar dat hij ze met overtuiging maakt. Daarom is dit systeem ontworpen om te twijfelen: is een aanvraag onduidelijk, dan stelt het eerst een verduidelijkingsvraag op in plaats van te gokken.

Alles wat buiten de afgesproken scope valt, gaat automatisch door naar de juiste collega: complexere aanvragen, specifieke merken en alles wat menselijke aandacht verdient. Het systeem handelt af wat het zeker weet, en geeft de rest netjes door.

Er gaat geen mail automatisch de deur uit. Alles wat het systeem opstelt, staat als concept klaar en wordt door een medewerker beoordeeld en verstuurd. Zo bouw je vertrouwen op met bewijs in plaats van beloftes: elke week wordt zichtbaar hoe vaak het systeem het goed heeft, en waar het nog van de specialist verschilt.

De betrouwbaarheid zit ook onder de motorkap: 823 geautomatiseerde tests bewaken elke wijziging, en een wachtrij-architectuur zorgt dat ook een plotselinge stortvloed aan mails netjes één voor één wordt verwerkt. In een stresstest werden 38 mails die binnen 22 seconden binnenkwamen alle 38 correct afgehandeld.