Je kunt AI nu in Word zelf gebruiken, ook zonder betaald abonnement

Het chatvenster is de drempel

In bijna elk bedrijf waar we binnenkomen, zit AI-gebruik vast op dezelfde plek. Niet op de kosten, niet op de techniek en meestal ook niet op onwil. Het zit vast op een handeling: je moet je werk verlaten, een ander tabblad openen, je tekst plakken, een vraag stellen, het antwoord terugplakken en dan controleren of de opmaak nog klopt.

Dat kost dertig seconden. Dertig seconden is genoeg om het niet te doen. De collega die er lol in heeft, doet het toch wel. De collega die het druk heeft, doet het één keer en daarna nooit meer. Zo krijg je een bedrijf waar twee mensen enthousiast zijn over AI en de rest niets merkt.

Op 17 september haalde OpenAI die handeling weg voor het programma waar het meeste tekstwerk gebeurt. ChatGPT zit nu in Microsoft Word, in een zijbalk naast je document.

Wat er nu in Word zit

Het is geen nieuw product en geen apart abonnement. Word komt erbij via dezelfde Microsoft-invoegtoepassing waarmee ChatGPT al in Excel en PowerPoint zat. Je installeert hem één keer uit de Microsoft Marketplace, logt in en hebt daarna een zijbalk naast je tekst.

Wat je daar kunt doen:

• Een document opzetten vanuit losse aantekeningen.
• Een lang document laten samenvatten.
• Een stuk tekst dat je selecteert laten herschrijven.
• Koppen en opmaak laten aanpassen.

Het punt is niet dat dit nieuwe dingen zijn. Je kon ze allemaal al in een chatvenster. Het punt is dat je document nu de plek is waar het gebeurt, en niet een kopie ervan.

Twee dingen om te weten voordat je het uitrolt. Het werkt op alle ChatGPT-abonnementen, ook op het gratis abonnement, dus je kunt het in je team laten testen zonder eerst licenties te kopen. En het gebruik telt mee in de limieten van het abonnement dat je hebt: op betaalde abonnementen deelt Word dezelfde ruimte met andere zware functies. Wie de hele dag in Word werkt, merkt dat eerder dan iemand die er af en toe iets in schrijft.

In diezelfde ronde voegde OpenAI nog iets toe dat in de praktijk vaak net zo veel scheelt: je kunt nu meerdere accounts aan één gesprek koppelen. Je zakelijke agenda en je privéagenda in dezelfde vraag, zonder uitloggen.

Waarom dit voor een klein team meer uitmaakt dan het lijkt

Bij een groot bedrijf is dit een gemak. Bij een klein bedrijf is het vaak het verschil tussen gebruiken en niet gebruiken, en dat komt door drie dingen.

Je hoeft niemand een nieuwe werkwijze te leren. De offerte staat in Word, de zijbalk staat ernaast. Er is geen tweede plek waar mensen moeten onthouden dat ze heen kunnen.

Je documenten blijven één bestand. Geen versie in een chatgesprek, geen versie in je map, geen twijfel over welke de laatste is. Dat klinkt klein, maar precies dat verschil is de reden dat AI-hulp bij documenten vaak stilletjes stopt na twee weken.

En je begint bij werk dat er al ligt. De invoegtoepassing schrijft geen nieuwe categorie werk voor. Hij zit naast het werk dat er toch al gedaan wordt.

Anthropic ging deze week de andere kant op: daar levert Claude sinds 16 september zelf documenten en presentaties af die je exporteert naar Word of PowerPoint. Dat is een andere route naar hetzelfde doel, en welke van de twee bij je past hangt af van waar je werk begint. We schreven daar los over in AI die een bewerkbaar bestand aflevert.

Een net document is nog geen kloppend document

Hier komt de keerzijde, en die is bij dit soort gemak groter dan bij een chatvenster.

Een antwoord in een chat ziet eruit als een antwoord in een chat. Je leest het met enige argwaan. Datzelfde antwoord in je eigen Word-sjabloon, met je koppen, je lettertype en je logo erboven, ziet eruit als een afgerond stuk werk. Je leest het minder streng, precies op het moment dat je het strenger zou moeten lezen. Dat onderscheid wordt bovendien minder scherp nu een antwoord in de chat zelf de vorm van een afgerond hulpmiddel kan krijgen.

Waar dat fout gaat, is voorspelbaar: bedragen, termijnen, garanties en voorwaarden. Een herschreven alinea die net iets anders belooft dan jullie afspraak, valt in een keurig opgemaakte offerte niet op.

Drie dingen die dat afvangen:

• Eén plek voor tarieven en voorwaarden. Laat de AI die overnemen uit je sjabloon of prijslijst, nooit zelf formuleren. Zet dat ook zo in je opdracht: "Neem de tarieven letterlijk over uit de tekst die ik hieronder plak en verzin er geen bij."
• Een mens drukt op verzenden. Zonder haastuitzondering. De uitzondering wordt binnen een maand de regel.
• Selecteer klein. Laat een alinea herschrijven, niet een heel document. Een verschil zie je alleen als je het kunt overzien.

Wat je deze week regelt voordat je het aanzet

Dit is geen project. Het is een half uur, en dan één afspraak.

1. Bepaal wie het installeert. In Microsoft 365 kan een beheerder invoegtoepassingen centraal toestaan of blokkeren. Check eerst of het bij jullie überhaupt aan staat, voordat je het je team belooft.
2. Spreek af welke documenten erbuiten blijven. Personeelsdossiers, medische informatie, stukken van klanten die daar expliciet iets over hebben afgesproken. Eén regel op papier is genoeg.
3. Kies één soort document om mee te beginnen. Niet "AI in Word", maar bijvoorbeeld "de standaard onderhoudsofferte".
4. Laat twee mensen het twee weken doen. Daarna een half uur evalueren: wat ging sneller, wat moest je terugdraaien.

Wat je hiermee niet doet, is automatiseren. Je maakt het schrijfwerk sneller, en dat is iets anders. Zodra je merkt dat mensen elke week dezelfde soort brief in elkaar zetten met dezelfde bronnen erbij, is dat geen tekstprobleem meer maar een procesprobleem, en dan hoort het in een werkstroom die vanzelf loopt. Hoe zo'n werkstroom eruitziet, lieten we zien in wat n8n is en wat je ermee doet.

Begin bij het werk dat er toch al ligt

De grootste winst van deze stap zit niet in wat AI kan. Dat veranderde niet. De winst zit erin dat de drempel weg is bij de mensen in je bedrijf die hem nooit gingen nemen. En die beweging stopt niet bij je programma's: vanaf oktober verkoopt Google laptops waarin de assistent onderdeel van het systeem is, waardoor je bij je volgende hardwareronde ook een AI-keuze maakt.

Dat betekent ook dat je afspraken nu harder moeten zijn dan toen alleen de enthousiasteling het gebruikte. Wie tekent, wat gaat er niet in, en waar staat de definitieve versie. Drie vragen, en je kunt het aanzetten.

Benieuwd waar bij jullie de meeste tijd in tekstwerk zit? We kijken het graag samen met je door.