Automatiseren in Google Workspace: wat je zonder extra tool al kunt regelen

Je automatisering stopt nu vaak halverwege

Bijna elk bedrijf dat met Google werkt heeft ooit iets proberen te automatiseren. Een aanvraag die binnenkomt, een bestand dat naar de goede map moet, een collega die een seintje krijgt. En bijna altijd gaat het op dezelfde plek mis: het begin lukt en daarna moet er alsnog iemand een bestand verslepen of met de hand een antwoord typen.

Dat laatste stukje heeft Google in september aangevuld. Er kwamen vier acties bij waarmee een proces helemaal kan doorlopen, zonder dat je er nog iets aparts naast hoeft te zetten.

Wat er precies bijkomt

De bouwplaats waar het om gaat heet Workspace Studio. Daarin klik je een automatisering in elkaar: er gebeurt iets (een formulier wordt ingevuld, een mail komt binnen) en daar hangt een rij stappen achter. Google kondigde op 4 september vier nieuwe stappen aan, die inmiddels zijn uitgerold:

• Een Drive-bestand verplaatsen
• Een Drive-bestand kopiëren
• Antwoorden in een Chat-gesprek
• Antwoorden op een e-mail

Dat klinkt bescheiden en op zichzelf is het dat ook. De betekenis zit erin dat dit de stappen zijn waar automatiseringen tot nu toe op strandden. Een bestand ergens neerzetten en iemand antwoord geven zijn nu net de twee dingen waar bijna elk kantoorproces op uitkomt.

De uitrol liep gespreid: de Drive-stappen kwamen op 8 september beschikbaar, de Gmail-stappen op 14 september. Inmiddels staat alles er dus. Het zit in Business Starter, Standard en Plus, in Enterprise Standard en Plus en in de Education-varianten. Voor de meeste MKB-bedrijven betekent dat: je hebt het al, je hoeft niets bij te kopen.

Waarom dit voor een klein bedrijf uitmaakt

Er is een verschil tussen een AI iets vragen en een proces inrichten. Dat onderscheid schreven we eerder op toen Gemini in Google Chat verscheen: vragen stellen is handig, maar het blijft afhankelijk van iemand die eraan denkt. Een proces dat vanzelf loopt is iets anders. Het draait ook als je op vakantie bent en als degene die het altijd deed ziek is. Aan de Microsoft-kant loopt die eerste helft inmiddels via de programma's zelf, waar ChatGPT sinds september in Word, Excel en PowerPoint naast je bestand staat.

Wat je met deze vier stappen erbij kunt afmaken:

1. Een offerteaanvraag via een formulier. De aanvraag komt binnen, er wordt automatisch een map met de klantnaam aangemaakt, de bijlagen worden erin gekopieerd, de aanvrager krijgt direct een ontvangstbevestiging per mail en het verkoopkanaal in Chat krijgt een bericht.
2. Een getekend contract. Zodra het bestand in de inbox landt, verhuist het naar de klantmap in Drive en krijgt de administratie een melding in het kanaal waar ze al zit.
3. Een standaardvraag die tien keer per week binnenkomt. Denk aan openingstijden, levertijd of een factuurkopie. Een concept-antwoord wordt klaargezet, of bij de echt vaste vragen gaat het antwoord meteen weg.

Dat derde voorbeeld is meteen het spannendste en daar komen we zo op terug.

Wanneer dit genoeg is en wanneer niet

Workspace Studio is sterk zolang het werk zich binnen Google afspeelt. Zodra je boekhoudpakket, je CRM of je voorraadsysteem meedoet, houdt het op. Dan heb je iets nodig dat tussen pakketten kan schakelen en zit je in het gebied van tools als n8n, Make of Zapier. Wat dat precies inhoudt en wanneer het loont, staat in onze uitleg over n8n voor ondernemers.

Een simpele scheidslijn:

• Blijft alles binnen Gmail, Drive, Chat, Agenda en Formulieren? Begin in Workspace Studio. Je hebt het al, je beheerder kent het en er komt geen extra abonnement bij.
• Moet er data heen en weer naar je boekhouding, je CRM of je webshop? Dan is een aparte automatiseringstool op zijn plaats.
• Twijfel je? Bouw het eerste, simpelste stuk in Workspace en kijk of je er tegenaan loopt. Dat kost je een middag en geen geld.

De valkuil is de omgekeerde volgorde: eerst een tool kiezen, dan bedenken wat je ermee gaat doen.

Wat je beheerder eerst regelt

Google heeft er twee knoppen bij gezet die je niet moet overslaan. Beheerders kunnen losse stappen uitzetten en ze kunnen instellen dat een gebruiker eerst moet goedkeuren wanneer een actie gegevens buiten de eigen organisatie kan delen.

Die tweede knop is de belangrijkste van de twee. "Antwoorden op een e-mail" is namelijk een actie naar buiten. Alles wat naar buiten gaat, gaat naar een klant, een leverancier of een sollicitant en dat haal je niet terug. Zet die goedkeuring aan voordat de eerste collega enthousiast een flow bouwt, niet erna.

In dezelfde week zette Google ook logboeken voor Gemini-notebooks in de beheerconsole. Dat past in hetzelfde beeld: er komt steeds meer bij wat je kunt aanzetten en steeds meer om bij te houden wie wat heeft aangezet. Datzelfde geldt voor de assistenten die je collega's zelf in Gemini bouwen, want die veranderen in november van vorm.

De grens: wat je niet vanzelf de deur uit laat gaan

Het aantrekkelijke van "antwoorden op een e-mail" is precies het risico. Een automatisch antwoord op een standaardvraag scheelt echt werk. Een automatisch antwoord op een klacht, een betalingsherinnering of een sollicitatie kan je een klant kosten.

Een werkbare vuistregel: alles wat je binnen je eigen muren doet, mag lopen. Alles wat de deur uit gaat, kent één van deze twee vormen:

• Klaarzetten, mens verstuurt. Het concept staat er, iemand leest het en drukt op verzenden. Voor alles wat gevoelig of onomkeerbaar is.
• Direct versturen, maar alleen bij een vaste, saaie vraag. Een ontvangstbevestiging, een openingstijd, een link naar een handleiding. Niets waar een oordeel in zit.

Wat daar tussenin zit, laat je voorlopig met de hand doen. Dat is de juiste volgorde.

Wat er sinds september is veranderd

Deze post gaat over wat je zonder extra tool al kunt regelen en dat stuk klopt nog steeds. Maar de bovengrens is opgeschoven sinds we dit schreven en dat verandert het advies op één punt.

Google kondigde in oktober een agent aan die in Workspace zelf meewerkt, dus in Gmail, Drive, Documenten, Spreadsheets, Chat en Agenda. Het verschil met Workspace Studio is de vorm. Een automatisering in Studio is een vaste rij stappen die je zelf in elkaar klikt. Een agent geef je een doel en hij bepaalt zelf de stappen. Bovendien kan hij een eigen account krijgen, met een eigen mailadres en eigen rechten en komt zijn werk op zijn eigen naam in het logboek te staan. Wat dat voor je rechten en je verantwoordelijkheid betekent, staat in een AI-collega met een eigen mailadres.

Twee dingen om bij dat nieuws in gedachten te houden:

• Het is nog niet overal beschikbaar. Een deel staat in besloten preview en Google noemde geen prijs voor de agent zelf. De vier Studio-stappen uit deze post heb je wel, vandaag, in je bestaande abonnement.
• Het vervangt Studio niet. Voor een proces dat altijd hetzelfde loopt is een vaste rij stappen beter dan een agent die zelf mag kiezen: je weet precies wat er gebeurt en het kost geen rekentijd per keer.

Dus de volgorde uit deze post blijft: bouw het saaie, terugkerende werk in Workspace Studio. Een agent is interessant voor het werk daarboven, waar per keer een beslissing in zit. Wat je nu al kunt doen is de afspraken uit de vorige twee secties vastleggen, want die gelden voor een agent net zo goed en zwaarder.

Zo begin je binnen een middag

1. Kies één proces dat wekelijks terugkomt en dat volledig binnen Google speelt. Neem je saaiste.
2. Schrijf de stappen op papier zoals je ze nu met de hand doet. Wat gebeurt er precies, in welke volgorde en waar moet iemand nadenken?
3. Bouw eerst de helft die niets naar buiten stuurt: bestanden op de goede plek, melding in het juiste kanaal.
4. Laat je beheerder de goedkeuring aanzetten voor acties die gegevens buiten de organisatie kunnen delen, voordat je het mailgedeelte bouwt.
5. Draai het twee weken mee naast je gewone werkwijze en tel hoe vaak het klopte. Pas daarna zet je de handmatige route uit.

Dat is een middag werk en aan het eind heb je iets dat elke week blijft draaien.

Benieuwd of dit voor jouw bedrijf genoeg is, of dat je juist meer nodig hebt dan wat er in je Workspace zit? We kijken het graag samen met je door.