Bestellingen per mail staan vanzelf als order in het systeem
Bestelmails op de verkoopmailbox worden gelezen, per regel gecontroleerd en als order geplaatst. Bij twijfel gaat de mail met een voorstel naar de binnendienst.
Klant
- Elektrolas
Branche
- Totaalpartner voor lasafdelingen in de maakindustrie
Plaats
- Waalwijk
Onderdelen
01Mail lezen
02Regels controleren
03Plaatsen of doorgeven
04Nacontrole
De situatie
Klanten bestellen per mail, als PDF, als gestructureerd bericht of in vrije tekst. Een medewerker las elke mail. Per regel controleerde hij of het artikel bestaat, of er voorraad is en of de prijs klopt. Daarna zette hij de order klaar.
Een verkeerde order kost meer dan een trage order. De automatisering moest daarom alleen plaatsen wat zeker klopt.
Wat we bouwden
De automatisering leest elke mail op de verkoopmailbox, ook de bijlagen. Ze zoekt de klant op zodat de juiste klantprijzen gelden en controleert elke regel in het ordersysteem: bestaat het artikel, is er voorraad en klopt de prijs.
Wat klopt, wordt als order geplaatst. De mail krijgt een kleurcategorie zodat de binnendienst in één oogopslag ziet wat er gebeurde: geplaatst, geplaatst en doorbesteld, deels geplaatst of naar handwerk.
Twijfel gaat naar de binnendienst. Dat geldt voor een artikel dat niet past bij de omschrijving, een aantal dat niet klopt met het regeltotaal en elke andere tegenspraak in het document. Een prijs die meer dan vijf procent afwijkt, krijgt de markering CONTROLE.
Na het plaatsen kijkt een tweede controle of dezelfde order al bestaat. Een mogelijk dubbele order krijgt een eigen categorie. Bij een storing probeert het systeem het opnieuw. Valt het uit, dan blijven de mails in de mailbox staan en pakt het team ze met de hand op.
Alles draait in de eigen Microsoft-omgeving van Elektrolas. De gegevens blijven daar en er wordt nooit AI op getraind.
Hoe het werkt
01
Mail lezen
De automatisering pakt de bestelmail op en leest de regels, ook uit bijlagen.
02
Regels controleren
Per regel: bestaat het artikel, is er voorraad, klopt de prijs en klopt het aantal met het totaal.
03
Plaatsen of doorgeven
Wat zeker klopt, wordt geplaatst. Twijfel gaat met een markering en een voorstel naar de binnendienst.
04
Nacontrole
Een tweede controle zoekt dubbele orders en een alarm meldt storingen.
Wat het oplevert
52 orders
Van 5 tot en met 16 oktober 2026 las de automatisering 511 mails op de verkoopmailbox en plaatste ze 52 orders zonder dat iemand ze invoerde. Vier daarvan vervielen omdat de binnendienst dezelfde bestelling al had ingevoerd. Sinds 16 oktober plaatst het systeem geen tweede order als dezelfde regels al openstaan.
- De binnendienst voert minder bestellingen zelf in. Wat klopt staat als order klaar en wat twijfel oproept, ligt met een voorstel bij de binnendienst.
- In de eerste live week kwamen er 250 mails binnen. De automatisering las ze allemaal en plaatste 23 orders.
- Elke mail laat een logboek achter met wat er stond, wat het systeem las en wat er mee gebeurde. Zo is elke order te herleiden.
- Live op de verkoopmailbox sinds 5 oktober 2026.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf doet?
We nemen binnen één werkdag contact op.