Bepaal zelf welke gegevens je AI-tools te zien krijgen

Grote bedrijven zetten nu een filter vóór hun AI

Je gebruikt AI waarschijnlijk al voor een deel van je werk: een mail netjes herschrijven, een offerte opstellen, een klantvraag samenvatten. Handig. Maar heb je er wel eens bij stilgestaan wat je er precies in plakt? Vaak sleep je in één keer een hele mailwissel, een klantbestand of een contract naar binnen, inclusief namen, bedragen en gegevens die daar eigenlijk niet in thuishoren.

Grote bedrijven pakken dat nu strak aan. Deze week zette Anthropic een functie live waarmee een organisatie elke opdracht aan Claude eerst langs een eigen controleserver stuurt. Die server kijkt mee en blokkeert gevoelige gegevens nog vóórdat de AI ze te zien krijgt. Eén instelling dekt in één keer de chat, de programmeeromgeving en de kantoortools. Het is nog een functie voor grote enterprise-klanten, en behoorlijk technisch. Maar de gedachte erachter is precies wat elk bedrijf zou moeten hebben: grip op wélke informatie je AI überhaupt binnenkrijgt.

Waarom dit ook voor jou telt

Misschien denk je: leuk voor een concern met een securityafdeling, maar ik ben met vijf man. Toch loop je exact hetzelfde risico, alleen zonder vangnet. Elke keer dat iemand in je team iets in een AI-tool plakt, verlaat die informatie je eigen omgeving. Waar het daarna precies belandt en hoe lang het bewaard blijft, is lang niet altijd duidelijk. We schreven eerder al over de vraag welke data je AI-tools eigenlijk wegsturen, en dit is de logische volgende stap: niet alleen weten waar het heen gaat, maar zelf bepalen wat er überhaupt in mag.

Het mooie is dat je hiervoor geen dure techniek nodig hebt. De grote spelers automatiseren iets wat jij met een paar simpele afspraken en een beetje discipline ook voor elkaar krijgt. Het gaat niet om een tool, het gaat om een gewoonte.

Het gaat om de gewoonte, niet om de techniek

Een filter dat automatisch meekijkt is fijn, maar de kern zit ergens anders: even nadenken vóórdat je iets in een AI plakt. Dat klinkt vanzelfsprekend, en toch gaat het juist daar mis. In de waan van de dag sleep je snel een compleet document naar binnen omdat het net even sneller is dan de relevante regels eruit knippen.

Vergelijk het met hoe je met een externe kracht omgaat. Een nieuwe stagiair krijgt ook niet meteen toegang tot je volledige klantenbestand en je bankgegevens. Die krijgt precies wat nodig is voor de taak, en niet meer. Behandel een AI-tool net zo: geef alleen de informatie die de klus echt vraagt.

Zo bepaal je welke data je AI wel en niet mag zien

Je hebt hier geen groot project voor nodig. Met vier stappen leg je een werkbare basis:

1. Bepaal wat "gevoelig" is voor jóuw bedrijf. Dat verschilt per branche. Denk aan volledige klant- en persoonsgegevens, offertes met marges, arbeidscontracten, medische of financiële informatie en inloggegevens. Schrijf een kort lijstje, dat is genoeg.
2. Knip weg wat niet nodig is. Moet de AI een klantmail netter formuleren? Dan hoeft de achternaam, het adres en het klantnummer er niet in. Vervang ze door iets neutraals als "beste klant" of "[naam]". De AI doet zijn werk even goed, en de gevoelige gegevens blijven bij jou.
3. Werk met voorbeelden in plaats van echte data. Wil je een automatisering testen of een prompt uitproberen? Gebruik dan een verzonnen voorbeeldklant. "Maak een offerte voor bedrijf Voorbeeld BV, twee dagen advies, tarief 800 euro per dag" levert precies dezelfde structuur op als met een echte klant, zonder risico.
4. Maak er één korte afspraak van. Zet in een half A4'tje wat wel en niet in een AI-tool mag, en deel dat met je team. Geen dik beleidsstuk, gewoon een paar heldere regels waar iedereen zich aan houdt. Dit sluit naadloos aan op het grip houden op AI-gebruik in je team waar we eerder over schreven.

Wat hoort er zeker niet zomaar in

Een paar categorieën verdienen extra aandacht, omdat ze bij een lek meteen echt vervelend worden:

• Volledige persoonsgegevens van klanten of medewerkers. Namen gekoppeld aan adressen, BSN, geboortedata of medische informatie. Hier speelt ook de AVG mee, dus wees hier streng.
• Inloggegevens en sleutels. Wachtwoorden, API-sleutels of tokens horen nooit in een gewone AI-chat. Daar schreven we gisteren over in AI toegang geven zonder dat wachtwoorden lekken.
• Onderhandelings- en prijsinformatie. Je marges, inkoopprijzen en concurrentiegevoelige afspraken. Niet omdat de AI ze doorverkoopt, maar omdat je simpelweg niet wilt dat ze je eigen omgeving verlaten.

De rode draad: als je het niet zomaar aan een onbekende buiten je bedrijf zou geven, plak het dan ook niet zomaar in een AI-tool.

Klein beginnen kost je een half uur

Je hoeft dit niet perfect te maken en je hoeft er geen week voor uit te trekken. Begin klein. Neem één keer een half uur, schrijf je gevoelig-lijstje, maak die ene afspraak en deel hem met je team. Daarmee vang je verreweg de meeste risico's af.

Werk je met vaste automatiseringen, bijvoorbeeld in n8n of via een AI-agent die mails of documenten verwerkt? Dan is het extra de moeite waard om te bekijken welke gegevens daar automatisch doorheen stromen. Precies daar sluipt gevoelige data er vaak ongemerkt in, omdat niemand er meer bewust op let. Een bewuste keuze aan de voorkant voorkomt een hoop gedoe aan de achterkant.

De grote bedrijven bouwen er nu een dure machine voor. Jij hebt vooral een goede gewoonte nodig, en die is vandaag al in te voeren.

Benieuwd welke gegevens er in jouw AI-tools en automatiseringen rondgaan, en hoe je daar grip op houdt zonder dat het je afremt? We kijken het graag samen met je door.