Laat AI je lange documenten nalezen voordat ze de deur uitgaan

Het document dat niemand helemaal leest

Je kent het. Een offerte van veertig pagina's, een aanbesteding met bijlagen, een handboek dat voor de audit klaar moet zijn. Iedereen heeft er een stuk van geschreven en iedereen gaat ervan uit dat iemand anders het geheel nog doorleest. Op vrijdagmiddag gaat het de deur uit.

Een week later belt de klant. In hoofdstuk 3 staat een andere prijs dan in de samenvatting. Of de opleverdatum in het contract klopt niet met de planning in de bijlage. Niemand heeft een fout gemaakt die je in een zin had gezien. De fout zat tussen twee stukken tekst die verschillende mensen schreven.

Wat een farmabedrijf ontdekte

Anthropic publiceerde op 27 oktober de eerste resultaten van samenwerkingen met zes bedrijven die geneesmiddelen ontwikkelen. Het meeste daarvan gaat over laboratoriumwerk. Een voorbeeld springt eruit omdat het over gewoon papierwerk gaat.

Enveda, een bedrijf dat medicijnen maakt, liet Claude productie- en registratiedocumenten nalezen: samen 1.061 pagina's. Menselijke controleurs hadden in dezelfde stapel 11 problemen gevonden. Claude vond alle 11 en daarnaast nog 7 die de mensen hadden gemist. De tijd die mensen aan de controle kwijt waren, ging van ruim 25 uur naar minder dan 3.

Let op wat er niet staat. Er staat niet dat de mensen zijn weggehaald. Zij controleerden nog steeds, alleen hoefden ze niet meer elke pagina zelf uit te pluizen. De AI deed het zoekwerk, de mens woog wat er gevonden was. Dat is precies de rolverdeling die we bij MKB-klanten ook aanraden.

Waarom een tweede lezer meer vindt dan de schrijver

De schrijver van een tekst is de slechtste controleur ervan. Je leest wat je bedoelde, niet wat er staat. En wie tien hoofdstukken controleert, leest hoofdstuk 9 met minder aandacht dan hoofdstuk 1.

Een AI-model heeft die twee zwaktes niet. Het heeft de tekst niet zelf geschreven en het wordt niet moe. Het kan pagina 4 en pagina 38 tegelijk vasthouden en zien dat daar twee verschillende bedragen staan. Dat soort tegenstrijdigheid is voor mensen het lastigst te vinden en voor een model juist het makkelijkst.

Waar een model minder goed in is: weten wat jullie met de klant hebben afgesproken aan de telefoon, of welke prijsafspraak er buiten het document om is gemaakt. Daarom blijft er een mens nodig die de bevindingen beoordeelt.

Waar je dit maandag voor inzet

Denk aan de documenten waar een fout geld of vertrouwen kost:

• Offertes en contracten. Kloppen bedragen, data en aantallen overal met elkaar? Staat er een voorwaarde in die botst met je algemene voorwaarden?
• Aanbestedingen. Heb je op elke eis uit het bestek een antwoord gegeven en verwijs je naar de goede bijlage?
• Handboeken en procedures voor een audit of certificering. Staat een stap in hoofdstuk 2 anders beschreven dan in het werkvoorschrift?
• Subsidieaanvragen. Komen de begroting en de projectbeschrijving met elkaar overeen?

Je hoeft daarvoor niets te bouwen. Een zakelijk account bij Claude of ChatGPT is genoeg om te beginnen. Upload het document en geef een concrete opdracht, bijvoorbeeld: "Lees deze offerte en de bijlage. Zoek elke plek waar een bedrag, datum of aantal niet overeenkomt tussen twee delen. Noem per bevinding het paginanummer van beide plekken."

Drie regels die het verschil maken

Vraag om een vindplaats. Een bevinding zonder paginanummer kun je niet controleren. Met paginanummer kost het je tien seconden om te zien of het klopt. Zo blijft de mens de beslisser.

Geef een lijst met wat er gecontroleerd moet worden. "Kijk of het goed is" levert algemene opmerkingen over stijl op. Een lijst met vijf vaste punten (bedragen, data, namen, verwijzingen naar bijlagen, tegenstrijdige afspraken) levert bevindingen op waar je iets mee kunt. Die lijst is daarna voor elk document te hergebruiken.

Test eerst op een document waarvan je de fouten al kent. Dat is precies wat Enveda deed: de bevindingen van de AI werden naast die van de menselijke controleurs gelegd. Neem een oude offerte waar achteraf een fout in bleek te zitten en kijk of de AI hem vindt. Zo weet je wat je eraan hebt voordat je erop gaat leunen.

Pas op met wat je uploadt

Contracten en offertes bevatten klantgegevens, prijsafspraken en soms persoonsgegevens. Upload ze niet in een persoonlijk gratis account. Gebruik een zakelijk account waarbij vastligt dat je gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen. Wat daarbij komt kijken lees je in ons stuk over AI zonder contract op het werk. Voor de regels rond klantgegevens is onze uitleg over AVG en AI het beginpunt.

Leg daarnaast vast wie de bevindingen heeft beoordeeld. Als er later een vraag komt over een document, wil je kunnen laten zien dat er een mens naar heeft gekeken. We schreven eerder hoe je dat eenvoudig bijhoudt.

Van losse controle naar vaste stap

Werkt het bij een paar documenten, dan kun je het een vaste stap in je proces maken. Elke offerte die in een bepaalde map komt, gaat automatisch langs dezelfde controlelijst en de bevindingen komen als bericht bij de verkoper binnen. Met een platform als n8n is dat een overzichtelijke workflow; hier lees je hoe n8n werkt.

Reken daarbij in uren. Gaat er per week een offerte van dertig pagina's de deur uit en kost nalezen nu twee uur, dan scheelt een tweede lezer die het zoekwerk doet al snel anderhalf uur per offerte. Belangrijker nog: de fout die je klant anders had gevonden, vind je nu zelf.

Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent? We kijken het graag samen met je door.